Revista Fenacon em Serviços – Agosto/2001
Quanto tempo deve-se arquivar documentos numa empresa, seja ela do setor de serviços, indústria ou comércio? Os advogados tributaristas Celso Botelho de Moraes e Walter Ceneviva esclarecem os motivos legais pelos quais as empresas deveriam tratar seus arquivos de modo bem mais atento.
A guarda de documentos relacionados a impostos e contribuições, mais do que uma necessidade para atendimento à fiscalização, pode ser importante em ações de restituição (ou repetição) de indébitos. O alerta é do advogado tributarista, Walter Vieira Ceneviva, sócio da Vieira Ceneviva, Almeida, Cagnacci de Oliveira & Costa Advogados Associados. “As pessoas devem ter em mente a diferenciação entre guardar para cumprir um regulamento e para a proteção do seu direito e interesse”, destaca.
Em regra geral, um documento, para efeito de fiscalização, precisa ser guardado por cinco anos. “Um segundo depois de vencidos os prazos, o contribuinte pode se desfazer dos documentos que tem guardado”, diz Ceneviva, que ressalva: “isso deve ser interpretado como o fim do dever de apresentar para o fisco e não necessariamente como a destruição propriamente dita dos documentos”.
Antes de se tomar a decisão, segundo o advogado, é preciso uma avaliação cuidadosa sobre a possibilidade de guardá-lo para futura restituição. O conselho é que, vencido o prazo regulamentar de guarda dos documentos, o contribuinte se informe sobre os tributos e contribuições que estão ou não sendo discutidos judicialmente, ou seja, se há ou não a possibilidade dessas obrigações serem julgadas inconstitucionais. “Se ele tiver a convicção de que não há possibilidade de discussão judicial, aí sim pode jogar fora”.
O ideal, segundo o advogado, é que essa empresa contribuinte tenha sempre a assessoria de um advogado ou contabilista, profissionais que reúnem conhecimento e acompanham a jurisprudência de matérias tributárias.
Tempo de guarda
Se, por um lado, a guarda para atender à fiscalização pode ser feita no limite mais estrito do que o próprio regulamento prevê, por outro, o prazo para a preservação do documento, como respaldo para uma ação judicial, vai depender de outros fatores, ainda controversos. O Código Tributário Nacional determina, em regra geral, que o prazo para o ingresso de uma ação é de cinco anos.
“Acontece que existe uma grande polêmica sobre, a partir de quando se contam esses cinco anos. Em princípio, são cinco anos da data do pagamento. No entanto, existe um entendimento bastante sólido hoje de que no caso das contribuições decretadas inconstitucionais pelo STF, o prazo só se conta a partir do dia em que o Supremo tenha decretado a inconstitucionalidade. O que pode acontecer 5, 7, 8 anos depois do recolhimento”, explica Ceneviva.
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